Tidak ada suatu standar baku atau
khusus dalam penyusunan suatu
prosedur
kerja atau SOP –
Standard
Operating Procedure. Hanya saja dalam penyusunan SOP harus dilakukan
sesuai dengan urutan yang benar agar hasil dari penyusunan SOP tersebut sesuai
dengan kondisi dan kebijakan yang berlaku di perusahaan dan juga tentunya
supaya tepat guna.
Langkah – langkah atau Cara
Menyusun SOP dari SIEN Consultants adalah sebagai berikut:
- Melakukan pemetaan proses bisnis perusahaan
Langkah pertama yang harus
dilakukan adalah membuat peta proses bisnis perusahaan. Peta proses ini dibuat
untuk memberikan gambaran keseluruhan proses atau siklus yang ada didalam
perusahaan, dan mengetahui batasan ruang lingkup setiap proses yang ada serta
fungsi yang terlibat didalamnya
- Melakukan review struktur organisasi dan job
description yang sudah ada.
Melalui struktur organisasi akan
diketahui alur instruksi, pengawasan, pelaporan dan koordinasi dari setiap
proses yang ada. Kemudian
Job
description memberikan gambaran mengenai pembagian tugas, tanggung
jawab dan wewenang pelaku proses dan juga akan diketahui persyaratan jabatan
berupa data kompetensi dari pelaku proses tersebut.
- Melakukan interview / wawancara terhadap pelaku
proses dan penanggung jawab proses tersebut
Melakukan interview terhadap
pelaku proses untuk mendapatkan kejelasan alur tanggung jawab/instruksi
berdasarkan struktur organisasi dan job description, juga untuk mendapat
kejelasan alur dokumen/pelaporan dari semua arsip, catatan, laporan dan dokumen
lainnya. Setelah melakukan interview pelaku proses, selanjutnya dilakukan cross
check kepada penanggung jawab proses terkait.
Penyusunan
SOP dilakukan dengan membuat susunan alur proses secara berurutan
dan kaitannya dengan proses yang lain, kemudian melengkapi setiap proses dengan
pelaku yang terlibat, dokumen terkait serta kebijakan, peraturan, target atau
acuan lain yang mengatur dan membatasi proses tersebut.
Apabila diperlukan
informasi penjelasan detail tentang proses tersebut, dapat ditambahkan
keterangan pada proses tersebut.
- Melakukan evaluasi terhadap SOP yang telah
disusun
Setelah SOP selesai dibuat, ada
baiknya dilakukan
evaluasi
SOP tersebut untuk mengetahui apakah SOP sudah sesuai dengan
proses aktual di internal perusahaan, dan untuk mengetahui kebutuhan dokumen
pendukung SOP seperti formulir, instruksi kerja, catatan, dll.
- Melakukan implementasi dan review
implementasi SOP
SOP yang sudah disusun akan
diimplementasikan di internal perusahaan, dalam pengaplikasiannya diperlukan
review terhadap
implementasi
SOP tersebut untuk memastikan efektivitas SOP dan memastikan SOP
selalu terupdate sesuai dengan proses aktual dan juga kebijakan yang berlaku di
perusahaan.
Pada hakiketnya keberadaan
SOP tidak
akan berarti apabila tidak didukung oleh komitmen dan kerjasama yang baik dari
seluruh komponen perusahaan.
Semoga bermanfaat,
Telpon : 0822 1340 0505
www.jasakonsultan-manajemen.blogspot.com